Paperwork好多，永遠寫不完……

主講—陳怡芬（富邦銀行金融服務部協理）
整理—麥立心
2004年1月 CHEERS雜誌

正事都忙不完了，你還是要花時間寫一大堆paperwork（文書工作）嗎？
根據經驗，一味的反抗或一味的配合，其實都不是好方法。

為什麼大家會討厭paperwork？

一個原因是它當初所存在的時代背景，已經和現在大不相同，卻沒有更新。比如說10年前設計的報告格式，雖然當初有解救到某些人，但因為沒人去修改，所以後來變成荼毒到後人。

另一個原因是因為寫完paperwork後，讓人覺得沒有實際效益，可能是寫了根本沒人看，或者是看了也沒有用，所以讓人覺得很官僚。比如說有些公司會要求，聽完每個演講都要寫報告。

與其心煩氣燥，不如先用正面的態度，試著找出paperwork能帶來的幫助。

舉例來說，雖然出差回來一定要寫報告很煩，但它的確能給你一個機會，對出差的目的和結果重新審視。

有很多paperwork對你沒幫助，但是對你的主管有幫助，所以還是有它存在的必要性，我們能做的，就是改進填寫的方式，或是做好時間管理，讓文書工作在最短的時間內完成。

步驟一：想辦法反映和改善
若有某個paperwork總是讓大家抱怨連連，一味的反抗或一味的配合都不是好的處理方式。為了讓公司更好，你應該想辦法向主管反映。

基本上，有成本效率觀念的主管，都會希望員工多花點時間在核心工作上。像是業務主管寧願業務員和客戶多聯絡，用來寫報表的時間愈少愈好。

所以，如果公司文化比較開放，就儘量向主管建議改進的方式，主管會樂於接受的。比如說可以建議主管把開收式問題的報告，改成可勾選的表單，不但可以幫助填寫的人快速、有條理地思考，而且能避免間接鼓勵大家花時間撰寫空洞的長篇大論。

如果公司文化比較保守，向主管反映的方式一定要很有技巧。你一定先想清楚：寫文書報表的目的是什麼？有沒有其他方式也可以達到一樣的目的、卻更省時間？

然後，你可以記下你寫paperwork花的時間，告訴主管「我也很願意寫報告，不過如果我把省下的時間拿來聯絡客戶，一個月可能能多做X筆生意」。這種委婉的方式，就比較不會讓主管覺得你只是一味反抗，只是為了挑戰他。

從某種角度來看，從一個主管到整個企業對於改善這種小事的接受度和速度，就可以看出這家公司未來的發展性。

步驟二：時間管理＋精簡扼要
不過，整體來說，在大部分的公司工作，paperwork還是難以避免。像日商企業因為比較注重細節，而美商企業為了便於跨國管理，都要靠文書報表來輔助。

Paperwork畢竟也是工作的一部分，它的存在還是傳遞了一個訊息，就是提醒你注意工作中的某件事情很重要、公司很重視。

除了儘可能的向主管反映，接下來就是靠自己做好時間管理。例如上完教育訓練都要交報告，就要求自己上課認真聽，老師講的時侯，立刻列點寫下來，所以每次一聽完課，就可以馬上把報告交出去。

此外，大家對於文書作業還是有個迷思，就是篇幅愈長愈好。

事實上，身為主管，當我看到員工長篇大論的報告，裡面一句重點都沒有，我會非常生氣，認為他既不用心，又沒想法。

建議大家儘量精簡扼要，既幫自己省時間，也幫主管省時間。

fr.: http://www.cheers.com.tw/content/042/042044.asp