如何打電話聯絡國外客戶，談合作案？

文／蘇姍(ETS業務發展亞太區總監)
2004年4月 CHEERS雜誌

《Cheers雜誌》未來每期將推出8頁的職場英語，包含職場會話與商業溝通。由ETS業務發展亞太區總監蘇珊（Su Shan）執筆會話單元。蘇珊是專精於跨文化溝通的語言教育專家。商業溝通的內容則是《Cheers雜誌》與美國哈佛大學商學院出版社合作。

希望這個單元幫助你學習實用英文，接軌國際。

on the phone

April:Hello, International Marketing.

Cindy:Please, I want to talk to Mr. Bob Randall?

April:This is April Butler, of the International Marketing Group. May I ask who's calling please?

Cindy:This is Cindy Lee. I want to talk with Mr. Randall, please.

[pause while call is transferred. Then, April and Bob on the internal line]

April:Hi, Bob. I have a Cindy Lee.

Bob:Could you patch her in?

April:[back with Cindy] Please hold while I transfer you to Mr. Randall.

Cindy:Thank you. [April connects Cindy and Bob]

Bob:Hello, this is Bob Randall.

Cindy:Hello, Bob? This is Cindy Lee. How are you?

Bob:Not bad, and yourself? How's the weather in Taipei these days?

Cindy:The weather is cool.

Bob:So, Cindy, all of us are really looking forward to working with the Taiwan team on this rollout. You're in marketing too, right?

Cindy:I am now Vice President of Marketing for Diamondback Grille-Taipei. Mr. Lao is my boss.

Bob:Well, I've got a ten o'clock, so let's get started. We've got a December launch slated,so we can work backwards from that timeline.

Cindy:We have a lot of work to do. What is the best way for us to work together?

Bob:Phone and email at first, then I'd like to get over to Taipei in about 5 weeks. Does that work for you?

Cindy:Of course, we welcome you to Taipei any time.

Bob:I was wondering if you could shoot me over your action items.

Cindy:Sure. But, may I ask, on our email communication, should I copy anyone?

Bob:At the beginning we copy both line managers and support staff.

Cindy:OK. Thank you.

Bob:I'll email you in a couple of days. I've got to run. Take care.

電話上
艾普羅：國際行銷部，你好。

辛蒂：麻煩你幫我轉接鮑伯‧藍道爾。

艾普羅：我是國際行銷部的艾普羅‧博特勒，請問是哪位？

辛蒂：我是辛蒂‧李。麻煩你幫我轉接藍道

爾先生，謝謝。

（電話轉接中，艾普羅與鮑伯在內線通話）

艾普羅：嗨！鮑伯。辛蒂‧李正在線上。

鮑伯：可以轉接給我嗎？

艾普羅：（與辛蒂通話）請稍等一下，我幫你轉接給藍道爾。

辛蒂：謝謝。（艾普羅把電話轉給鮑伯）

鮑伯：你好，我是鮑伯‧藍道爾。

辛蒂：你好，請問是鮑伯嗎？我是辛蒂‧李。最近好嗎？

鮑伯：還好。你呢？最近台北的天氣如何？

辛蒂：有點冷。

鮑伯：辛蒂，我們都很期待和台北的團隊一起合作這件案子。你也是在行銷部，對吧？

辛蒂：我現在是嚮尾蛇美式餐廳台北分公司的行銷副總監，劉先生是我的老闆。

鮑伯：10點我要去開會，不如就現在開始吧。我們預計12月開幕，所以應該從這個時間開始倒推之後的工作進度。

辛蒂：我們有很多事情要做。你覺得最好的工作方式是什麼？

鮑伯：先利用電話和電子郵件，大概5個星期之內我會到台北。你方便嗎？

辛蒂：沒問題，我們隨時歡迎你來台北。

鮑伯：可否麻煩你把我們預計要進行的工作項目，用電子郵件寄給我？

辛蒂：好的。但是，請問一下，如果我們利用電子郵件聯絡，需要將副本寄給其他人嗎？

鮑伯：先將副本寄給直屬主管以及助理。

辛蒂：好的，謝謝你。

鮑伯：過幾天我會再用電子郵件與你聯絡。我得去開會了。保重。

Learning Focus

1.This is Cindy Lee.（我是辛蒂‧李）
=This is Cindy Lee speaking.
=This is Cindy Lee calling from Taipei.

2.I have a Cindy Lee.（辛蒂‧李正在線上）
=There is a person called Cindy Lee on the line.

3.Could you patch her in?（可以轉接給我嗎？）
=Could you connect her to my line?

4.I transfer you to Mr. Randall.（我幫你轉接給藍道爾先生）
=I put you through to Mr. Randall.
=I connect you with Mr. Randall.

5.I've got a ten o'clock.（我10點要開會）

6.Does that work for you?（你方便嗎？）
=Is that workable at your end?
=Is that convenient for you?

7.shoot someone over：
用電子郵件傳給某人（某個文件或檔案）

8.copy someone：將電子郵件的副本寄給某個人


Say It in Style
1.This is Cindy Lee.
在一般的工作場合，打電話時的招呼語只需要簡單的說聲Hello就可以，然後直接表明自己的身分：This is ……（我是……）。千萬不要錯誤的直接將中文英譯，說成 "I am……"。如果你要找某個人，可以問說：Is this Bob?（請問是鮑伯嗎？）或：Is Bob there?（請問鮑伯在嗎？）

2.He is not available at the moment.
如果對方要找的人正好不在或無法接聽電話，正確的說法是：I'm sorry, he is not available at the moment.（他現在不在公司；他無法接聽電話），或是：He has stepped away from desk.（他暫時離開位子）。不要回答說 "He is not in the company"，這樣對方會誤以為他已經離職了。另外，我們中文常說某個人「不方便接電話」，但是不能直接翻譯成 "It's inconvenient for him to talk now."，這樣似乎是說這個人不想或是不願意接聽電話。其實只要說"He is not available at the moment."就可以了。

3.Please hold……
在轉接電話或是確認對方要找的人是否在公司時，美國人習慣先說"Please hold……"或是" Can you hold please……"，請對方稍等一下。

4.patch someone in patch
原本運用在資訊產業，意思為「暫時連結（不同的電子元件）」，如今在口語中常常使用，在電話中說 "patch someone in"表示要讓某個人通話。例如對話中Bob說：Could you patch her in.意思是要與辛蒂通話，也就是請April把電話轉接給他。

Buzz Spotlight masstige大眾精品：由mass（大眾）以及prestige（精品）兩字組合而成。指的是出自於高級精品品牌，然而價格較為低廉的產品；或是價格介於低價的大眾化市場以及高價精品市場之間的產品。

warm-chair attrition生產力耗損：員工因為不喜歡目前的工作，雖然還是照常上班，把椅子坐熱（to warm their chairs），但他們早已做了在適當時機離職的打算，目前只是在等待時機的來臨罷了。因此，在「我心已打烊」、「身體上班，心理已離職」的情況下，他們無心工作或敷衍了事，造成生產力大幅滑落。

Say It in Style
5.工作場合常用的客套話
在與人寒喧時，有一些適合工作場合使用的固定用法，包括招呼語、對話的開始與結束用語，不妨記下來。例如："Hello, Ted Johnson. Nice to meet you."（你好，泰德‧強森。很高興認識你。）"Vivian, it was great seeing you again." （薇薇安，很高興我們又再度碰面了。） "Thanks for your help, Mr. Everson. I really appreciate it." （艾維森先生，謝謝你的幫忙，我真的很感激。）

6.天氣是最安全的寒喧話題
最好針對不同的談話對象選擇適合的話題以及說話語氣。一般來說，天氣是最安全的選擇。例如：Today it's pretty windy outside. Is there going to be typhoon? （今天外面的風很大。有颱風要來了嗎？）

7.食物、觀光、與運動都可以談
其他適合寒喧的話題包括了食物、觀光與運動。有一點要注意，在宴會時，不需要告訴賓客每一道菜名，除非對方問起，否則不說出來是比較安全的。至於旅遊與觀光，你可以試著透過問話，引導外國客人與你對話。例如："Tell me about where you went on vacation this year." （聊一下今年你去哪裡度假。）或是 "I need some advice about a tour I'm thinking of taking……"（我正想要去……，可否給我一些建議？）。運動方面，你可以閱讀報紙的體育版、看電視、或是上網，瞭解各種運動的特色以及熱門的球隊。

8.應當避免的禁忌話題
另外，有一些禁忌要留意：不要問一些可能會侵犯對方隱私或是比較敏感的問題。一般而言，如果你是和美國或是英國人聊天，千萬不要問對方的年齡、體重、和薪水。即使是問對方有沒有小孩，都是不太恰當的。

fr.: http://www.cheers.com.tw/content/045/045184.asp