如何管好名片豐富人脈

學學數位知識管理有限公司顧問講師楊舜仁的獨門秘技

朋友就是資產，好的名片管理可以讓自己的人脈資產不斷的擴大上升，如何利用手上一疊疊的名片，創造出火紅的人際關係，3個秘技讓你的人脈學拿高分。

《數位時代雙週》第80期．採訪撰文／高子羽
人脈經營是大學問，而名片管理更是必要的先修課程。拿出一疊疊名片，在大堆名字當中，有些是除了存款和股票之外的重要人脈資產，可是通常還有更多人因為久沒聯絡，讓名片的價值逐漸貶值，非常可惜。

秘技1：列出分類表及關鍵字

擔任企業顧問講師的楊舜仁，對於名片管理有豐富的經驗。楊舜仁平日就有把名片e化的習慣，2001年因為網路泡沫離開新浪網時，他發出了6000封電子郵件，告訴大家他已經離職，以及新的聯絡方式，沒想到收到300封回覆，包括了6份全職工作。「好的名片管理，是經營人脈的基礎。」楊舜仁以自身經驗說。
「名片如何管理，讓很多人煩惱。」楊舜仁指出，名片管理是一套觀念和方法，不必花大錢購買新軟體，只要用outlook就能作好名片管理的工作。建構名片電子資料庫的第一步是列出分類表及關鍵字；楊舜仁把名片分為「客戶、同事、廠商、媒體、訊息、工商、親友與其他」，另外也依據親疏程度分為c1到c6六級，分別是「VIP、Often 、OK、Seldom、Reference、Database」。
而關鍵字指一般名片上沒有，而需自行記下的資料。楊舜仁認為這個部分因個人需求而異，但「遇到對方的時間、地點、場合，當時做什麼」等資料是必備的。甚至對方當天穿什麼衣服、生日、血型、星座等個人資料，端看個人需要自行增減。

秘技2：完整的名片資料欄位規畫

完成分類表及關鍵字等人脈資料庫的基本架構規劃工作，接下來就是像姓名、電話與地址等名片資料的欄位規劃。楊舜仁指出，理論上欄位越多越完整越好，但欄位太多也會耗費更多的處理時間，他建議至少應該包括下面的欄位資料：姓名（中英文）、工作資料（公司部門與職稱）、地址（商務地址、住家地址、其他地址）、電話與傳真及行動電話、電子信箱（公司與個人永久信箱）、網址。或者可以是個人需要建立更個人化的資料，如：ICQ、生日、暱稱、個人化稱謂、介紹人、統一編號等其他欄位。
所有的欄位與關鍵字都要輸入，outlook上沒有適當對應位置的就在記事欄輸入，如此名片的資料才算完全數位化，如果為了節省一時的時間沒有輸入完整資料，日後的補登，將花費難以想像的時間。
「資料不完整與格式不標準，是許多人名片管理的致命傷」，楊舜仁說，名片上的資料要精準的輸入到相關欄位上，做好資料與欄位標準化的工作，未來資料才能有好的加值應用基礎。他建議，公司與職稱要紀錄完整正式名稱，未來信封信紙上會用得到。電話的格式考慮未來、語音及大哥大的整合使用，務必紀錄區域號碼與分機，例如（02）2546-3400、（0800）123-123 或 （0936）208-284。地址格式也要包含國家郵遞區號及縣市、區鄉鎮等完整地址。如台北市中山區建國北路二段188號7樓。

秘技3：建立定期聯絡網

在名片e化初期，因為資料的登入往往工程浩大。楊舜仁建議，先把名片分成三堆，分別是「要數位化」、「不確定」、「確定不要的」三種。完成後再將原來不確定的分三堆，幾次之後就會建構出一些合適的名單了。
名片e化完畢後，接下來要用電子郵件建立定期聯絡網。楊舜仁強調要善用關鍵字，寄適當的資訊給對的人，不要一視同仁亂寄一通，收件者感受不到的你的誠意，效果自然就打了折扣。例如獅子座的本週運勢，當然就只寄給獅子座的朋友。定期與不同分類群分享固定型式資訊，像「工商群組」就以分享商業情報為主，長久下來，就能建立自己的個人品牌。這其實這就是分眾行銷的概念，因此，最初關鍵字的定義是否適當，就決定了人脈資料庫的成敗。
楊舜仁舉例，像有位代理LV精品的朋友，要在三天內找到能把國外產品教材傳授給當地專櫃小姐的種子講師，酬勞是一天2萬，為期14天，最好是曾有業務、或講師經驗，當過空姐更好，於是楊舜仁在他的資料庫中打「航空」、「講師」、「業務」等關鍵字，就找到80筆資料，用電子郵件告知他們這個資訊。結果大家紛紛回信，謝謝他提供這個高薪的工作機會，而朋友也因順利找到人而感激他。「其實我只花20分鐘，就同時和81個人打關係。」楊舜仁笑著說。
「但人脈經營最重要的還是誠心。」楊舜仁認為名片資料庫的建制，只不過讓幫助別人變得更容易。他強調，接下來進一步找機會與人實體互動，多幫別人忙，廣結善緣自然讓人脈資產越來越豐富。

【豐富人脈存摺的6 個必要】
1. 定出名片分類標準，以及每張名片所需的關鍵字
2. 名片資料欄位規畫（包括基本資料、分類表、關鍵字）
注意：自行定義的名片關鍵字，outlook通訊錄裡往往沒有適當欄位，可在「其他」的「注意事項」欄位輸入。
3. 整理需要e化的名片
4. 按欄位輸入、特別注意格式一定要標準化
5. 利用資料庫，用分眾行銷概念建立定期聯絡網
6. 定期更新資料與維護

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