如何做好個人時間管理

如何做好個人時間管理
瞧瞧天創無線大中國區總監林俊毅的獨門撇步

忙、茫、盲！一天只有24小時，公事、私事、瑣事卻好像怎麼都做不完。
如何善用僅有的24小時，讓你的生活與工作更遊刃有餘？

《數位時代雙週》第79期‧採訪撰文／高子羽


你是否有這樣的經驗？下午就要跟客戶提案了，而你人卻還被困在漫長的會議中。開完會心急如焚地走出會議室，發現剛剛有5通未接電話和11封要回覆的電子郵件，同事卻跑來辦公室和你閒聊；好不容易禮貌地打發了他，手機又響了起來……

很多人希望一天有48小時，來完成企畫案、編審預算、前往應酬等各種似乎永遠做不完的工作。從事業務工作10年的林俊毅，今年初在3個月內跑遍了中國13個城市談生意，做的事越來越多，工作的時間卻是越來越短，從友立資訊大中華區業務總監，一直到自己出來創業，他就是善用資訊科技妥善管理時間，神清氣爽地優游於工作與生活。

列出工作清單再分輕重緩急

時間管理的第一步就是養成列工作清單的習慣。林俊毅說他習慣在一天結束之前仔細想想今天做了什麼、有沒有還沒做完的事情，並為明天的待辦事項列出清單，如果自己對隔天要做的事心裡先有個底，迎接新的一天就比較不會兵荒馬亂。

列出工作清單之後，接下來就是分析各種事情的輕重緩急。林俊毅指出，分析時可依「重要性」和「緊急度」兩個指標，利用這兩個指標將工作分為四類：一、重要而且緊急；二、重要但不緊急；三、較不重要但緊急；四、較不重要也不緊急。「重要而緊急的事情永遠列為最急件！」林俊毅提到，如果某件事不做，會讓你其他的工作都無法進行下去，就是屬於優先處理的類型。相反的，像電話或是臨時的訪客等突發事件，都是屬於緊急，但可能不重要的事情，就要想辦法避免，別讓這些事把時間切割得太零碎。

「要求自己任何時刻都保持高亢的工作狀態是不可能的！」林俊毅強調，人的一天也有高低潮之分，要求自己隨時都能用百分之百的精力應戰，只會讓人覺得沮喪。他認為將各種工作分出輕重緩急後，分別放在對的時間來做，是大幅提昇工作效率的祕訣。林俊毅指出，他自己一天的精神呈雙峰曲線分布，雖然每個人略有不同，不過人一天的黃金時段大概在每天早晨起床兩個小時後。午餐前後下降，而到下午又有另一波高峰。

善用資訊科技但要適時抽離

把重要的事放在每天的工作高峰期來做，林俊毅舉例，他會用這段時間思考、擬定策略，或是仔細閱讀合約。他建議每個人要試著找出自己的工作高峰期，儘量將最重要、最需要創造性思考的工作安排在這段時間。而像回覆不急的電話、電子郵件等，就儘可能安排在腦活動力較差的時段，像是接近中午，或是傍晚要吃飯前。

了解時間管理的一些基本概念與原則之後，就是資訊科技登場的時候了。可以利用手機、PDA或是Outlook軟體設定鬧鈴，時候到了就會提醒你接下來該做些什麼事。「不要太相信自己的記憶！」林俊毅提醒。由於跑業務，人常在外頭，所以他選擇手機與PDA結合的手機，以方便任何地點回信，或是使用Web Mail，讓你在任何一家網咖都能夠回信。

一切安排妥當以後，接下來就要學習說「不！」的能力。手機、即時通訊軟體這些科技產品雖然方便，但同時也把人的時間切成碎片，它們造成了許多看似緊急但其實不重要的工作。林俊毅指出，在自己的工作高峰期，儘可能地排開所有會干擾你的事情，在每天的黃金一、二小時內，直接把手機關掉，讓語音信箱做你最好的秘書，讓自己好好專注一個小時。

幫人節省時間就是幫助自己

除了管理好個人的時間，還要更進一步管理別人的時間。有時候我們認為某件事很急，但別人偏偏慢條斯理，讓人急得像熱鍋上的螞蟻。

林俊毅建議，管理別人時間的要訣在於要了解別人的作息，儘量避開別人開會、或是正在忙碌的時候，這時候的溝通效果都很差。另外要學習幫對方節省時間，林俊毅常常會把他的想法寫成文字，與客戶溝通完後，客戶還可以直接把他的作品作些小修改直接變成提給公司的報告。「幫別人節省時間，就是替自己省時間！」他笑著說。

林俊毅自嘲從研究所剛畢業時，因為時間管理不良，常常被人「追殺」，在歷經一段不算短的職場磨練後，才慢慢學會時間管理的技巧。每個人的一天都只有24小時，妥善安排時間，利用各種科技設備，會讓你的生活更遊刃有餘。

【林俊毅小檔案】
年齡：35歲
學歷：中原大學企管研究所
經歷：天創無線大中國區總監、友立資訊股份有限公司行動通訊多媒體中心大中華區業務發展總監、速博多媒體事業處應用軟體部產品經理、網上通科技大中華區行銷業務總監
興趣：一個人去旅行
夢想：在45歲時退休，自在地旅行
對時間管理的建議：善用科技工具，但不要讓手機、即時通訊軟體把自己的時間一直打斷

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